Article réactualisé le 15 mars 2018 en fonction des dernières informations reçues. Des modifications sont encore possibles.
Ce document a été rédigé avec l’aide de plusieurs collègues ayant effectué dernièrement des voyages scolaires en Russie. Cet article apporte des précisions pratiques pour les professeurs pour les aider dans la préparation de leurs dossiers de demande de visas et leur permettre d’éviter quelques écueils de procédure (tels que l’informatisation des formulaires et l’externalisation de certains services consulaires).
Documents requis pour le dossier de demande de visas de groupe :
1) L’invitation de l’école russe (l’envoi de l’invitation par fax ou par internet en version scannée est accepté par le consulat) rédigée en russe et adressée à Monsieur l’Ambassadeur de la Fédération de Russie en France sur papier à en-tête de l’école et contenant les éléments suivants :
– les raisons de l’invitation (exemples : échange linguistique entre deux établissements, ou voyage avec hébergement dans les familles des élèves russes, ou séjour dans le cadre d’un projet culturel ou linguistique précis…) ;
– les références administratives de l’école russe (en russe ИНН), cachet et signature du directeur ;
– les dates du voyage (il est conseillé d’ajouter par précaution 1 ou 2 jours après la fin effective du séjour pour éviter d’éventuelles difficultés en cas d’annulation de vol de retour, perte de papiers d’identité ou problème médical ne permettant pas au groupe ou à l’un de ses membres de rentrer en France à la date prévue) ;
– la demande de gratuité des visas pour le groupe français explicitement exprimée ;
– la liste nominative des participants français (élèves et adultes accompagnateurs), avec les références de leurs passeports (numéro et date d’expiration, lieu et date de naissance, éventuellement date et lieu de délivrance) qui peut être présentée par exemple sous forme de tableau inclus dans l’invitation. L’identité doit être déclinée de la même façon que dans le passeport (respect des particularités orthographiques, mentions des prénoms). Pour les adultes accompagnateurs ayant plusieurs noms (nom d’usage, nom de jeune fille...), il est important de les présenter exactement dans le même ordre que dans le passeport.
L’invitation peut parfois être accompagnée d’un texte d’accord de coopération entre l’école russe invitante et l’établissement scolaire français, avec cachets et signatures des deux chefs d’établissement.
2) Attestation d’assurance « assistance médicale et rapatriement » valable en Russie. Souvent l’assurance scolaire habituelle suffit. Mais il est impératif de présenter une attestation originale sur une feuille à en-tête de la compagnie d’assurance, contenant explicitement le nom de votre établissement scolaire, le numéro de contrat d’assurance, les dates du voyage (les mêmes que dans l’invitation) et le pays visité (la Russie). Il faut donc demander au préalable à l’assureur scolaire d’expédier par courrier postal l’attestation nécessaire au voyage. Selon les compagnies d’assurance, ce document peut se présenter sous deux formes :
– un document contenant deux pages : 1 page avec le texte de l’attestation + 1 page avec la liste nominative des participants du voyage (cela peut être le même tableau que vous aurez utilisée pour l’invitation et que vous aurez fourni à l’assureur), les deux feuilles étant imprimées sur du papier à en-tête de la compagnie d’assurance, avec cachet et signature autographe originale ;
– une page individuelle pour chaque personne participant au voyage, avec à chaque fois le même texte d’attestation contenant le nom de l’établissement, les dates et la destination du voyage, sachet et signature de l’assureur.
Si votre assureur scolaire fait partie d’un groupe d’assurances plus important, demandez à avoir l’en-tête de la maison mère, car c’est elle qui sera représentée en Russie (IMA, Mutuaide, Europe Assistance, etc.)
Nouveau : Le consulat de Russie exige désormais une couverture de 30.000 euros minimum. Le montant de couverture doit figurer explicitement sur l’attestation d’assurance. La date de conclusion du contrat d’assurance doit normalement aussi être indiquée, mais il semble y avoir une certaine tolérance lorsque ce n’est pas le cas mais que les autres informations sont conformes.
Il est également possible que chaque membre du groupe présente sa propre attestation d’assurance, contenant les mêmes éléments. D’expérience, cela demande de la part du professeur un travail de vérification très important car les sources d’erreurs sont nombreuses ; si vous pouvez passez par l’assureur scolaire, c’est probablement la meilleure solution.
3 ) Les formulaires de demande de visa : un formulaire pour chaque membre du groupe demandant un visa, élèves et accompagnateurs.
Pour plus de détails sur la façon de faire remplir le formulaire par les élèves, cliquez ici.
4) Une photo 3.5 x 4.5 cm « type passeport » qu’il faudra coller sur le formulaire de demande de visa (ne pas agrafer la photo). Elle doit dater de moins de 6 mois : vérifiez par exemple qu’il ne s’agit pas de la même photo que dans le passeport si le passeport a plus de 6 mois. Regardez aussi s’il y a des photos dans les anciens visas si le passeport en contient.
Nous vous conseillons de bien vérifier la conformité des photos de vos élèves avant de les coller sur les formulaires. Précisez bien aux élèves les exigences pour les photos type « passeport » car elles sont plus strictes que pour les photos d’identité classiques, et cela provoque parfois des confusions même lorsque les photos sont réalisées chez un professionnel :
– photo nette avec un fond de couleur unie et claire (donc éviter les photos photomaton avec rideau de fond noir ;
– photo prise bien exactement de face (pas de visage même légèrement tourné sur le côté) ;
– une expression neutre (bouche parfaitement fermée, pas de demi-sourire) ;
– laisser clairement voir les yeux (pas de lunettes, pas de reflets) ;
– visage (front, oreilles) et cou parfaitement dégagés (pas de mèches qui cachent le front et les oreilles, éviter les pulls à gros col roulé).
5) Les passeports des participants du voyage, avec une photocopie (sur une feuille A4 non découpée) de la première page de chaque passeport (celle qui contient la photo, l’identité et la signature).
IMPORTANT : Le passeport doit être valide pendant au moins 6 mois après la fin du voyage en Russie.
Attention ! Comme cela est mentionné sur le site du consulat, cette procédure n’est valable que pour les élèves ressortissants des pays de la zone Schengen de l’Union européenne ; pour les élèves ressortissants des autres pays renseignez-vous directement au consulat pour la marche à suivre.
D’autre part, les élèves qui ont un passeport russe n’ont pas besoin de visa pour entrer en Russie mais doivent obligatoirement avoir une autorisation spéciale officielle de leurs parents (autorisation notariale traduite assermentée ou autorisation officielle enregistrée au consulat de la Fédération de Russie en France pour revenir de Russie en France).
Attention ! Les enfants russes adoptés conservent leur citoyenneté russe jusqu’à leurs 18 ans et ne peuvent pas voyager vers la Russie avec leur passeport français.
Prise de rendez-vous pour dépôt de dossier
Les demandes de visas doivent être déposées à l’agence VFS Global, 17 Avenue George V, (rez-de-chaussée) 75008 Paris. Dans ce cas, le Consulat ne percevra pas de droit, les visas seront donc gratuits, mais il faudra régler les frais de dossier demandés par VFS (26 euros TTC par visa en octobre 2017).
Pour accéder au site de VFS Global, cliquez ici.
Il peut être également possible de déposer les demandes et de retirer les visas directement au Consulat après envoi de la lettre d’invitation et accord du Consul. Vous devez alors prendre rendez-vous au Consulat de Russie le plus proche (Paris, Strasbourg, Marseille). N’utilisant pas les services de VFS, il n’y a pas à régler les frais de 26€ par visa. Mais le temps de réponse est long et la réponse incertaine, la partie russe considérant que la règle est de recourir à VFS.
La prise de rendez-vous pour les visas de groupe bénéficiant de gratuité s’effectue sur le site internet de l’ambassade de la Fédération de Russie en cliquant sur les liens suivants :
paris.kdmid.ru/queue-fr/ - en français
paris.kdmid.ru/queue-en/ - en anglais
paris.kdmid.ru - en russe
Pour vous guider, cliquer ici.
Dépôt de dossier
Pour faciliter la vérification du dossier par l’employé(e) consulaire le jour de votre rendez-vous, présentez les dossiers des membres du groupe dans le même ordre que sur l’invitation.
Le délai d’attente officiel pour un visa de groupe est de 2 semaines, mais c’est souvent bien plus rapide, parfois une semaine.
Pour information :
Comme toute démarche relevant d’un accord diplomatique, la délivrance des visas (russes en France et français en Russie) est soumise au principe de réciprocité. Il y a maintenant plusieurs années que la France a ouvert en Russie des Centres de délivrance des visas, structures privées dont les services ont un coût qui s’ajoute à celui du visa. Elle a cependant maintenu la possibilité de déposer les demandes directement aux consulats. En application du même principe de réciprocité, la Russie dispose en France de trois consulats (Paris, Marseille, Strasbourg), comme la France en Russie (Moscou, Saint-Pétersbourg, Ekaterinbourg), dont les circonscriptions sont clairement délimitées. Un habitant de Vladivostok doit par exemple survoler la circonscription d’Ekaterinbourg et venir jusqu’à Moscou pour déposer sa demande, ou passer par un intermédiaire agréé par l’Ambassade de France, dont l’aide a un prix souvent très élevé. Et la Russie s’étend sur 11 fuseaux horaires.
Les démarches sont ainsi malheureusement tout aussi fastidieuses d’un côté que de l’autre. Les deux Etats en sont conscients et déclarent régulièrement chercher à faciliter au maximum la circulation de leurs ressortissants entre les deux pays. Pour ce faire, ils créent de plus en plus de cas particuliers pour telle ou telle catégorie de personnes, tel ou tel but de voyage, etc. Les simples citoyens s’y perdent... Quant à la suppression des visas, régulièrement évoquée y compris au plus haut niveau politique, c’est la variante russe du monstre du Loch Ness, soumise aux aléas du climat politique.
Armelle Jeannier-Groppo, présidente de l’AFR, le 24 janvier 2013
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